Het bedrijf ontstond in 1919 als smidse in Zeeland. Er werden paarden beslagen, landbouwmachines gerepareerd en later ook landbouwmachines verkocht. Tegenwoordig is P. Van Eijzeren een industriële machinebouwer en constructiebedrijf. In 2019 heeft het bedrijf het eigen merk Fentum gelanceerd, dat is gespecialiseerd in de ontwikkeling en bouw van landbouwmachines.
KAM/VGM Coördinator Frank Wouters werkte aanvankelijk met een papieren systeem van handboeken en registraties. Het was lastig om dingen terug te vinden en door nieuwe documentversies groeide het handboek als snel uit zijn voegen. Alle documentatie zat dan wel netjes in mappen, maar je kon niet echt spreken van een levend systeem. De dagen vlak voor een audit leverden steevast dikke stress op. Kwaliteitsmanagement werd niet breed gedragen in de organisatie.
De eerste poging tot automatisering liep uiteindelijk niet zoals gewenst. Het systeem dat P. Van Eijzeren gebruikte faciliteerde steeds minder de behoeften in het kader van de VCA (Veiligheid Checklist Aannemers). Het systeem aan je eigen wensen aanpassen was heel moeilijk en het was duidelijk dat het bedrijf op zoek moest naar software die van zichzelf al flexibel was en die je eenvoudig naar je eigen situatie en wensen kunt inrichten. Na een uitgebreide selectie kwam ISO2HANDLE als het ideale softwareplatform uit de bus.
Frank heeft met zijn managementteam na een uitgebreide evaluatie voor ISO2HANDLE gekozen omdat de software uitblinkt in flexibiliteit en functionaliteit.
“Je kunt je omgeving zo inrichten dat het systeem je bedrijfsdoelstellingen optimaal ondersteunt. Jouw kwaliteitshandboek kun je precies zo inrichten als je wil. En dat is de basis van je eigen kwaliteitssysteem.
Overal in jouw handboek kun je verbindingen leggen met achterliggende informatie, formulieren en workflows. De formulieren zijn heel slim in te richten, zodat ze automatisch meldingen en workflows triggeren. Die formulieren halen tijdens registraties vanzelf informatie op uit databases en bronformulieren.
Uiteindelijk komt het erop neer dat je een enorm efficiënt werkend systeem kunt opzetten. Dat betekent in de praktijk dat je minder tijd aan uitvoerende zaken hoeft te besteden en meer tijd kunt stoppen in het echt managen van kwaliteit. Onze medewerkers vinden het ook een fijn systeem om mee te werken omdat alles wat zij moeten doen ook via hun smartphone kan.
De start werkgesprekken worden nu bijvoorbeeld vooraf door de engineering klaargezet en door de medewerkers zelf na het gesprek via hun smartphone aangevuld en getekend. Daardoor is bij de start van elke nieuwe opdracht alle benodigde informatie direct beschikbaar. De reacties van de medewerkers zijn super positief. Ze ervaren direct de waarde van het systeem. En dat is nog maar één voorbeeld.”
Werken met ISO2HANDLE heeft meer rust en overzicht opgeleverd, volgens Frank. Bovendien is kwaliteit meer gaan leven in de organisatie.
"Van flexibele software als ISO2HANDLE kun je een levend systeem maken en het helemaal naar je eigen wensen inrichten. Dat lukt je niet met een papieren systeem met mappen die ergens in een kast staan.
Alles heeft nu zijn eigen plek en je hoeft nooit meer te zoeken. Als je iets op een bepaalde plaats wijzig, vind je die wijziging ook overal terug waar die informatie terugkomt.
Ook de referentiematrixen zijn ideaal. Die volgen de High Level Structuur van ISO en laten precies zien waar elk onderdeel van de ISO in jouw eigen systeem is te vinden. De VCA-auditor was positief verbaasd over ISO2HANDLE en herkende ook direct hoe goed P. Van Eijzeren zijn zaken op orde had.”
“In het begin duizelt het je wel een beetje van alle mogelijkheden. Je kunt wel zeggen dat ik de eerste maanden een steile leercurve heb doorlopen. Maar nu alles staat zoals ik wil, kan ik ermee lezen en schrijven.
Ik heb hele goede en persoonlijke hulp gehad van ISO2HANDLE. Ik heb ook direct bij de aanschaf een urenbundel voor wat hulp genomen. En dat werkt heel fijn. Ik had gewoon hulpuren beschikbaar en heb daar ook nog wat specifieke wensen mee kunnen realiseren. Dat ging allemaal heel soepel, efficiënt en snel.
Alles bij elkaar zijn we nu goed onderweg. Ik blijf bezig met het vullen en uitbreiden van mijn ISO2HANDLE KMS. Maar met wat er staat kunnen we nu al zeggen dat we meer kunnen doen in minder tijd en ook dat we effectief werken aan het verbeteren van onze kwaliteit.
En dat laatste is natuurlijk heel belangrijk als je zulke mooie producten en machines maakt als wij.”
