Wat was de uitdaging?

Metaflex is ook een innovatief bedrijf. De deuren van Metaflex kunnen luchtdicht, rookwerend, waterbestendig, brandwerend of stralingwerend zijn, maar ook gasdicht, geluidreducerend of bestand tegen lage temperaturen. De eisen die aan die speciale functies zijn verbonden worden steeds zwaarder en daar moet het bedrijf in mee. In dat licht hoeven we niet uit te leggen dat het managen van de kwaliteit van het product en de organisatie een uitdaging op zich is. Een goed systeem voor kwaliteitsmanagement zoals dat van ISO2HANDLE helpt daarbij enorm.

Toen Jos Ariens verantwoordelijk werd voor Kwaliteit, Gezondheid, Veiligheid en Milieu (QHSE) had hij een duidelijke visie: kwaliteitsmanagement oké, maar dan wel nieuwe stijl. De kwaliteitsmanager zit niet op een eiland en is niet druk met het managen van zijn zelf gefabriceerde handboek. Er bestaat geen afdeling Kwaliteit, want iedereen in de organisatie is verantwoordelijk voor kwaliteit. Het doel was volgens Jos om kwaliteit tot een levend onderwerp te maken, waar iedereen elke dag actief mee bezig is.

De bestaande structuur bestond uit een kwaliteitshandboek in een SharePoint-achtige omgeving, die heel moeilijk en tegen pittige consultancy fees was te wijzigen. Die omgeving was uit het oogpunt van informatieveiligheid ook niet optimaal te noemen. Na een uitgebreide oriëntatie en diverse demo’s kwam ISO2HANDLE uit de bus als de nieuwe facilitator voor kwaliteits- en risicomanagement.

Waarom gekozen voor ISO2HANDLE?

Een belangrijk punt was de flexibiliteit van de software van ISO2HANDLE. “Je kunt het systeem zo inrichten dat het precies werkt zoals dat voor jouw bedrijf het beste is. Voor aanpassingen hoef je geen consultants in te schakelen, want na het volgen van de gebruikerstrainingen kun je dat gewoon zelf. Het systeem blinkt uit in gebruiksgemak. Wil je een formulier maken? Dan drag & drop je gewoon alle losse elementen onder elkaar en klaar is je formulier. Die formulieren kun je weer heel slim inrichten, zodat ze informatie uit andere bronnen halen, workflows triggeren en automatisch taken uitzetten. Echt super effectief en eenvoudig in het gebruik! Wat bij de keuze voor ISO2HANDLE ook een rol speelde was de betaalbaarheid van het platform”, aldus Jos.

Heb je hulp gehad bij de start?

Jos vertelt dat hij de gebruikstraining van drie uitgebreide online sessies heeft gevolgd. Met die training heb je de functies van de software behoorlijk goed onder controle. Maar toch loop je wel eens ergens tegenaan. Volgens Jos is ISO2HANDLE in die situaties zeer toegankelijk en behulpzaam.

Wat heeft de keuze voor ISO2HANDLE tot nu toe opgeleverd?

Jos legt uit dat Metaflex is gecertificeerd voor ISO9001 en dat er een goed functionerend systeem voor kwaliteitsmanagement is. De toegevoegde waarde van ISO2HANDLE is dat de efficiëntie van dat systeem toeneemt door een aantal aspecten te automatiseren.

Een goed voorbeeld is hoe Metaflex omgaat met klachtenmanagement. Voor de registratie van klachten heeft Jos een slimme module ingericht. De klacht wordt niet centraal afgehandeld, maar wordt - verrijkt met een oorzaakanalyse - in de keten teruggespeeld naar de juiste eigenaar. Dat werkt efficiënter en sneller en het bespaart veel tijd.

De reacties van medewerkers zijn zeer enthousiast. Ze begrijpen de waarde van deze werkwijze en gebruiken deze melding actief.

Dat enthousiasme is een belangrijke eerste stap op weg naar een tool, die ervoor gaat zorgen dat kwaliteit bij Metaflex een onderwerp van iedereen wordt. Precies zoals Jos dat voor zich zag.