Hoe het begon

Tijdens een kort gesprek vertelde Bram Bos, Directeur van Algemeen directeur van EBC Glasvezeltechniek B.V. ons meer over de wensen en het implementeren van het managementsysteem en de stappen die reeds zijn gemaakt met behulp van ISO2HANDLE software.

Waar liep EBC Glasvezeltechniek tegenaan?

• Toegang via de mobiele telefoon of ander mobile devices
• Geen overzicht binnen de organisatie
• Meerdere software pakketten noodzakelijk
• Financieel systeem
• Veel informatie vastleggen

Bram gaf aan dat er binnen de organisatie behoefte was om alle financiële documentatie in één systeem kwijt te kunnen. Omdat er geen geschikte managementsysteem was, startte Bram met een benchmark en ging hij de mogelijkheden van verschillende managementsystemen af. Naast de wensen voor een alles-in-1 oplossing is het toekomstperspectief. Dat het systeem de mogelijkheid gaat bieden met de organisatie mee te kunnen groeien wanneer opschalen nodig is of in de toekomst andere systemen te kunnen koppelen via een API-koppeling.

“Samen met ISO2HANDLE bekeken we hoe we het managementsysteem konden inrichten, met oog op de toekomst.’’

Bij het bouwen van een eigen managementsysteem kun je vragen beantwoorden zoals:

• Hoe en op welk moment maak je bepaalde informatie zichtbaar?
• Welke velden zijn voor iedereen zichtbaar, en welke niet?
• Hoe ziet ons dashboard eruit?
• Welke workflows worden geautomatiseerd?

‍

Plan van aanpak

Samen met Jan-Kees heeft Bram de mogelijkheden en wensen besproken. Wat is nu nodig én wat zijn de toekomstplannen? Vanwege de achtergrond in de machinebouw spreken ze dezelfde taal en heeft Jan-Kees de wensen goed weten te vertalen naar een systeem om mee te kunnen starten. Aanvullend heeft Marc een omgeving beschikbaar gesteld, medewerkers van EBC getraind om zelf aan de slag te kunnen met het bouwen van een managementsysteem met alle benodigdheden.

De wensen van EBC

1. Formulieren zelf kunnen bouwen
2. Orde en structuur binnen alle documenten
3. Een dashboard voor inzicht binnen de organisatie
4. Voor iedereen toegankelijk

Dit had uiteindelijk als resultaat dat EBC nu bouwt aan een managementsysteem die aansluit op haar wensen en visie.

Resultaten

Dankzij de upgrade van ISO2HANDLE is het voor EBC mogelijk geworden om met een softwarepakket verder te gaan. Maar we zijn er nog niet! Met de kennis die we hebben gekregen zijn we ijverig gestart met het bouwen van het systeem zodat het voor ons kan gaan werken. Ik verwacht dat er nog vragen en opmerkingen zullen volgen, maar ik vrees niets. Ik kan namelijk altijd terecht met mijn vragen en wordt geholpen om mogelijkheden te verkennen.

Waarom kiest EBC voor ISO2HANDLE?

De combinatie van communicatie, transparantie en mogelijkheden met de software gaf de doorslag. Zowel Jan-Kees als Marc begrepen de wensen van Bram op het gebied van infrastructuur en de vereisten binnen zijn branche. Waar moeten formulieren aan voldoen? Dat maakte niet uit, zo flexibel mocht ik het laten inrichten én dat is precies wat ik nodig heb binnen de organisatie. ISO2HANDLE blijft ontwikkelen én als gebruiker mag ik daar ook een rol in spelen, kortom een goede basis voor de toekomst.